Quelles pièces justificatives pour louer un local commercial ?

La location d’un local de commerce est une mission délicate. En effet, si les conditions de location ne sont pas clairement définies et comprises par les parties concernées, des contentieux juridiques pourraient en découler. Pour éviter ces dérives, la loi régit les accords entre propriétaire et locataire. Ceux-ci sont, en effet tenus de fournir un certain nombre de pièces justificatives en vue de protéger les intérêts de l’un et de l’autre. Pour en savoir davantage sur la location d’un local commercial, poursuivez votre lecture.

Location d’un local de commerce : Ce qu’il faut savoir

La location d’un local commercial fait intervenir deux parties : le bailleur et le futur locataire. Le bailleur peut être un particulier, une association, un commerçant, un artisan ou encore une société. Le futur locataire quant à lui est une personne (légalement reconnue) qui prévoit d’exploiter l’espace à louer à des fins commerciales. Il peut s’agir d’un industriel, d’un commerçant ou d’un artisan chef d’entreprise. Les deux parties concernées par la location signent un contrat appelé bail commercial dans lequel sont définis en termes clairs, les conditions de la location ainsi que les obligations des parties engagées.

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Les clauses du contrat de location

Les statuts des baux commerciaux sont définis par la Loi Pinel. Selon la loi, le bail commercial doit impérativement comporter un certain nombre d’informations telles que l’identité des signataires du contrat, l’objet du bail commercial et le montant du loyer (susceptible d’être réévalué tous les 3 ans).  Il doit également inclure les conditions de résiliation du contrat de location et si possible des garanties supplémentaires.

Contrat de location : Les subtilités à connaître

Avant de signer un contrat de location, il convient d’avoir pleinement conscience du type de document légal à signer. En effet, les futurs locataires confondent souvent les baux commerciaux et les baux professionnels. Si les premiers s’adressent à presque toutes les personnes exerçant une activité commerciale, les seconds en revanche prennent uniquement en compte les professions libérales réglementées ou non. Les baux commerciaux ont une durée minimale de 9 ans tandis que les baux professionnels doivent durer au moins 6 ans. Un bail professionnel peut être rompu à tout moment par le locataire si les justificatifs de la rupture du contrat sont fournis avant la fin du bail. Le cas échéant, il est astreint à respecter un préavis de 6 mois.

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Les pièces à fournir pour louer un local de commerce

Le propriétaire d’un local commercial peut obliger le candidat à la location à lui fournir les pièces justificatives de son identité, de l’exercice d’une activité commerciale et de la rentabilité de celle-ci.

La preuve d’identité

Le bailleur peut demander au candidat locatif, une copie de sa carte nationale d’identité ou de son passeport français. Il peut aussi demander un portefeuille chauffeur français ou étranger. Si le candidat au bail est étranger, il devra également présenter une pièce attestant de son droit de rester sur le territoire français. Il peut s’agit d’une carte de résident, d’une carte de séjour ou encore d’une carte nationale d’identité d’un pays membre de l’Union européenne. Par ailleurs, les petites entreprises pourraient être contraintes à fournir les pièces d’identité des associés. Ceci permettra au propriétaire de retrouver leurs traces en cas de contentieux.

Les pièces justificatives du domicile

Le futur locataire pourrait aussi fournir au propriétaire :

• Une attestation en l’honneur de l’hôte où il est mentionné que le candidat à la location réside chez lui ;
• Un certificat d’adresse qui établit un lien avec une structure agréée conformément aux dispositions de l’article L 264-2 du Code d’action sociale et de la famille ;
• Les trois derniers reçus de location ou une attestation de l’ancien prouvant que le locataire a pleinement conscience de ses charges et loyers ;

Les justificatifs de l’exercice d’une activité professionnelle

Pour espérer la signature d’un contrat de location, le candidat devra fournir les preuves de l’exercice d’une activité professionnelle. Il peut s’agir suivant le type d’activité exercée :

• d’un extrait k ou kbis de moins de trois mois ;
• d’une copie du certificat d’identification de l’INSEE
• d’un extrait d’immatriculation aux registres des métiers ;
• d’une copie de la carte professionnelle
• d’une copie du certificat d’études ou de la carte d’étudiant ;
• de toute preuve récente d’activité pour les autres

Le bailleur pourrait également demander une copie des statuts enregistrés de l’entreprise. Pour les entreprises qui voient le jour, il s’agira de fournir un exemplaire du projet entrepreneurial.

Autres pièces

Le propriétaire peut aussi exiger du candidat, les derniers rapports sur les salaires, un avis d’imposition ou de non-imposition récent et les deux derniers bilans. Il peut aussi demander un justificatif du paiement des pensions, allocations et prestations sociales et familiales au cours du dernier trimestre, les avis de taxe foncière, la preuve de revenus fonciers ainsi qu’une évidence de fonds de la banque. Pour les futures entreprises, un bilan prévisionnel ainsi que le business plan du projet peuvent être exigées du propriétaire.

Il est important de préciser que si le contrat de location inclut la participation d’une troisième partie (un garant), celle-ci devra fournir à peu près les mêmes pièces justificatives que vous.

Les documents à demander au propriétaire

Le locataire est totalement en droit de demander certaines pièces justificatives au bailleur. Elles servent à protéger celui-ci contre d’éventuels faussaires et peuvent également lui être utiles en cas de conflit d’intérêt.

La preuve d’identité

Le propriétaire doit fournir au locataire une copie de sa carte d’identité ou de son passeport. Il peut également être amené à lui présenter son livret de famille ou son contrat de mariage. S’il s’agit d’une personne morale, le locataire peut réclamer une copie des statuts enregistrés ou des kbis de moins de trois mois de l’entreprise.

La vérification d’authenticité

Le locataire doit exiger avant toute signature de contrat un titre de propriété du local à louer. Il doit aussi demander un extrait du règlement de copropriété. Cet extrait permet de vérifier si l’activité exercée est compatible au type de local en cours de location. En d’autres termes, ceci permet de vérifier que le locataire est autorisé à exercer son activité dans le local.

Les autres pièces à exiger

Le locataire peut également demander le montant du loyer (à mentionner dans le bail commercial), la charge de la taxe foncière, l’inventaire des impôts et charges ainsi que les taxes redevances liés au bail. Ce dernier doit clairement indiquer la répartition entre le propriétaire et le locataire. Pour finir, le locataire pourrait réclamer au bailleur un budget prévisionnel des travaux devant être réalisés après un état des lieux et quelques diagnostics techniques (état parasitaire, performance énergétique…).

Pourquoi louer un petit local commercial ?

En début d’activité professionnel, il n’est pas surprenant ni aberrant de travailler depuis chez soi. Effectivement, louer des locaux professionnels n’est pas forcément la première dépense nécessaire pour développer son entreprise. Cependant, lorsque les mois et les années avance et que l’on souhaite développer son commerce, il est important de trouver un petit local à louer.

En effet, recourir à la location d’un petit local commercial permet de ne pas payer trop cher et pourtant de pouvoir accueillir davantage de personnes pour travailler avec soi et développer notre business. Cela permet ainsi de poursuivre l’évolution de l’entreprise et de ne pas être ralenti dans sa progression. Ainsi, plutôt que de recourir à un achat direct, la jeune entreprise pourra louer un petit local commercial pour continuer d’évoluer sans pour autant consacrer un budget trop important à la location du local.

D’autre part, il faut signaler que la location d’un petit local commercial ne constitue pas un prix très important. D’une part du fait de la taille du local lui-même, mais aussi, d’autre part du fait du prix de l’immobilier commercial qui n’est pas aligné sur le prix de l’immobilier classique.